浅淡文件的受控管理

    辽宁营口市计量测试所建立并运行的文件管理体系，经过一年来的实践，收到了良好的成效。
    一、建立文件控制程序
   在《检测和校准实验室能力认可准则》CNAS-CL01（ISO/IEC17025：2005）第4.3.1总则中，要求“实验室应建立和保持程序来控制构成其管理体系的所有文件（内部制订或来自外部的），诸如法规、标准、其他规范化文件、检测和/或校准方法，以及图纸、软件、规范、指导书和手册。”第4.3.2.1款“应建立识别管理体系中文件当前的修订状态和分发控制清单或等效的文件控制程序并使之易于获得以防止使用无效和/或作废的文件”等，都对文件的受控管理提出了严格要求。为此，我们将指导检定/校准人员开展检测/校准和实施质量活动的文件（实验室制订的质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录格式、图表、质量计划等）以及开展检定/校准或完成质量活动的依据和完成活动的证据的记录等列为受控文件的范围。由于文件的种类不同，管理要求也不尽相同。我们对质量手册、程序文件、作业指导书和记录格式等重要文件，要求修改受控；而记录（质量记录和技术记录）则要求检索受控；对规程、规范等外来文件,要求及时跟踪最新发布的新版本，并及时更新。由于建立文件控制程序来控制文件的编制、批准、发布、存档、修订、回收等各个环节，并准确掌握各类文件的分发去向，能够及时从所使用或发布处撤回无效或作废文件，防止使用无效和/或作废的文件。
    二、使用惟一性标识
   CNAS-CL01（ISO/IEC17025：2005）第4.3.2.3款要求：“实验室制定的管理体系文件应有惟一性标识。”从中我们在管理受控文件时受到了启示，把这“惟一性标识”引用到文件的管理中。即，利用受控编号赋予本所现行使用的文件以惟一性标识，并利用EXCL软件将文件管理台帐录入后放在本所的局域网上，极大地方便了文件/图书资料的检索、发放、借阅和更新回收，实现了受控文件的有序管理。
    三、细化文件的管理方法和检索说明
   我们坚持简单易行、规则有序、数量明了、利于管理的文件编码原则，采用“五段”编码及排列方法。即，编码由A-B-C-D-E五段组成。
   A段：由文件/图书资料名的前3个汉字的汉语拼音字头的大写字母组成（如文件/图书资料的存储量大，出现重码也可用四个或更多几个字母），并按汉语拼音的顺序排列。（如前三个字母有重复，则可加入关键字的小写字母1-3个以示区别）
B段：为文件/图书资料类别码。规定：质量手册、程序文件、工作文件、规范、规程为“0”（既受控类文件）；原理、指南类为“1”；维修类为“2”；教材类为“3”；其它类别为“4”；
    C段：代表批量码，由两位数字组成。
    D段：该批次书的流水号。
   E段：发放对象即科室，图书及参考资料发放到个人，此段科室代码规定为：长度室：“C”热力室：“R”…电学室：“D”等。
   在排列方法上，与编码方法相同。即，A段按汉语拼音的顺序排列，如第一个字母相同则看第二个字母，依此类推。B段、C段、D段均以阿拉伯数字按流水顺序排列。
例：《测量不确定度评定与表示》JJF1059-1999为规范类、购书量为3本，故可做如下排列：A：该文件的前三个字母为“测CE、量LIANG、不BU”故A段表示为“CLB”；B：为规范类，由规定可知规范类表示为“0”；C：购书量为3本，故表示为“3”；D：分别表示为1～3中的每一个数。即此书编码分别为：“CLB01001”、“CLB01002”、“CLB01003”。又例：《误差理论与数据处理》为高等学校试用教材，此书购进量为一本，其编码为WCL301001；                                E：如CLB01001发放给长度室，而CLB01002发放给热工室则它们的受控编号分别为CLB01001C、CLB01002R等。由于是利用EXCL软件录入文件管理台账，因此我们充分利用EXCL软件的特点，分别对A、B、C、D、E段重新进行排列，从而为逆向检索提供了方便。为实现受控文件发放、借阅和回收的有序管理，我们实行了由资料管理员按《文件的控制程序》统一管理，发放前必须在文件首页加盖受控章，受控章面内容包括开始受控时间及受控编号等。其他图书/文件资料都登记在图书资料管理台账上，所内职工借阅可通过所内局域网查看计量所图书登记台账，找到自己所需要的资料后，在图书管理员处填写资料（文件）借阅登记表后即可实现借阅。当某文件由于作废、更新，或其他原因需要收回时，资料管理员可根据需要，在网上资料管理台账进行搜索或按不同编码段重新排列，便可及时找到任何一份文件的流向，使文件资料的回收和借阅十分简单。