广东省特检院云浮检测院“四个结合”推进技术档案管理

中国质量新闻网讯 近年来，广东省特检院云浮检测院始终将强化档案管理作为提升全局综合管理水平的一项重要举措，深刻认识做好档案管理对高效开展特检工作的重要意义，通过“四个结合”的方式不断提高档案利用率，充分发挥档案管理“最后战斗堡垒”的支撑作用，推动特种设备检验检测事业高质量发展。

制度指引与规范相结合，执行有依据行为有规范。结合实际，不断完善档案管理制度。编制印发《综合档案管理制度》《电子资料文档归档与电子档案管理》等4项制度，全方位、全过程地指引档案的归档、管理、利用各项工作。规范档案管理，通过严格控制档案存储环境，从温度、湿度、防虫害等方面对档案储存进行严格规定，切实保障档案的安全性和完整性，持续优化档案管理软硬件建设，夯实档案管理基础，提升利用服务质量。

标码与归档相结合，保障档案文件的“唯一性”。在档案归档过程中，广东省特检院云浮检测院严格遵循“真实、准确、完整、规范”的质量要求，对各类技术档案进行分类、排序、查漏补缺、压码，并及时为文件附上“身证标识码”，确保整理规范有序，保管安全有效。2023年共归档科技档案约1.6万多件，再利用60多次700多件。借助“一件一码”的唯一性，方便档案数量的统计，提高查阅档案的效率。在档案目录录入方面，对文件报告号、文件名称、使用单位、报告出台时间等进行逐一登记，增加档案关键词检索的多样性，提高档案再利用检索的效率。

局域网共享与检索相结合，推动查询与监督同发展。广东省特检院云浮检测院不断强化档案服务功能，积极为档案的利用创造有利条件，简化手续、提供便利。依托局域网文件共享技术及检索相关理论，院内共享档案资料目录，查阅更便捷，定位更精准，利用更高效，监督更有力。同时为保障档案目录完整性、统一性、及时性、连续性，目录查阅权限向院内工作人员开放，编辑权限仅授权档案管理人员，做到专人专管、及时更新。

资源整合与服务相结合，实现档案资源再优化。建立健全档案保管、管理员岗位责任，规范档案借阅利用、档案整理编目等流程，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行精准统计，有计划、有步骤地组织档案史料汇编，持续更新“编研资料”档案，对档案利用实例进行清晰记录，实行动态化登记管理。随着业务的快速发展，各类档案数量也快速增长，为提高档案使用效率，提升档案管理发展能力，2023年云浮检测院依照依法合规、高效利用的原则，对现存的近10年全面档案工作进行梳理、整合、鉴定、评估，共销毁技术档案2.3万多件，重新归档500多件。

下一步，广东省特检院云浮检测院将持续提升档案管理的精细化水平，坚持系统思维，树牢大局意识，系统抓好档案管理工作，为特种设备安全发展提供不竭动力。（林伊敏）