Word是质量的基础细节

    文/小  伍

    质量的定义是一组固有特性满足要求的程度。这种满足程度，如果有人为参与，则是最难测量的。人的工作质量，取决于人的质量意识；而人的质量意识，是需要培养的。如何培养？请从最基础的Word做起。

    质量源于细节，这毋庸置疑。但细节又是什么呢？在制造行业，产品质量的细节体现在最基本的质量记录上。

    过去，质量记录是用笔和纸来完成的。但现代社会，随着计算机的出现，随着Windows系统、Office软件的普及，键盘和硬盘成了替代者。

    会使用电脑，是现代社会人们谋生的最基本能力。在工作中，会使用电脑就是要会最基本的操作，也就是会使用简单的办公工具——Office软件。Office软件中，最常用的就是Word。

    目前，职场中流传着一种说法：一等人才玩转PPT，二等人才精通Excel，三等人才会用Word。

    会使用Word，是进入职场最基本的要求。不仅办公室人员要会使用，车间工人也要时常使用它。Word已成为现代社会最基础、最普遍的劳动工具。

    我们知道，劳动工具是人类社会文明进步的最主要标志。劳动工具使用水平的高低，也当然可以反映一个组织整体水平的高低。因此，从Word的使用及内容状况，完全可以看出一个组织的整体能力水平；而Word文件的质量，也可以非常准确地显示出该组织的工作质量以及对质量的重视程度。

    简单来说，某人用Word写报告，错字较多、字体不一、字号不一、格式凌乱等问题常常出现。

    这表明这个人对质量不重视，质量意识较差，此人肯定不适合搞质量工作。而上升到一个组织，如果发布的Word报告经常出现时间写错、打错名字、格式凌乱等问题，那么这个组织显然不是很重视质量。

    因此，要了解一个企业是否重视质量，不要去看它的质量方针、宣传口号是什么，只需要查看一下员工撰写的报告即可。

    而实际上，高质量的产品背后，确实是有高质量的Word报告做支撑。在产品质量方面，德国、日本的产品最被称道。德国人的严谨是出了名的，当然常常也被认为是古板。之前，有一个学德语的同事，经常抱怨所接触的德国人真是麻烦，总是问“为什么”。尤其是在一些用Word起草的报告中，“为什么不写这个”、“为什么那个没写”、“为什么这么写”……总之，就像碰到了十万个为什么，没完没了的问题。日本人认真，甚至有些较真。曾为一些日本汽车及零部件企业客户提供过信息方面的服务，Word报告中，日语翻译不慎将车型名称拼错。客户打过来电话，表示强烈抱怨，并要求作出书面道歉。

    国人应该学习德国人的严谨、日本人的认真。在工作中，表现为用Word做好报告。而企业的高层领导，则更应该在Word方面下工夫。

    一方面对员工提出严格要求，另一方面更要以身作则。现在有很多领导经常因为Word报告质量问题而严厉批评下属，但在其完成的Word报告中，错误却也是屡见不鲜。这对于要求员工重视质量来说，是最糟糕的事儿。

    目前，国内绝大多数企业都知道质量的重要性，但在提升员工的质量意识方面，却没有什么好办法。常常搞一些形式大于内容的质量评比活动，其结果是收效甚微。

    在这里，建议一些真正重视质量的企业，可以长期开展部门之间或者员工个人的Word报告错误率评比活动。这种潜移默化的方式，其效果将远远好于那些流于形式的质量评比活动。

《中国质量万里行》2012年5月刊