对机关标准化管理认证标准有关要求的理解

    ■文/翟 江  李 瑛

   本文拟从认证认可的专业视角，以通俗的语言表述，对机关标准化管理认证标准GB/T19001-2008的有关要求（文中括号中所标均为GB/T19001-2008标准的条款号）的理解与实施做出说明，以便更好地做好机关标准化管理认证工作。

    一是应正确理解顾客要求与法律法规要求之间的关系（1.1总则）。

   法律法规要求是“底线”要求，顾客要求是“没有止境”的。满足适用的法律法规要求是必须的，满足顾客要求则越多越好。需要特别注意的是，标准中“满足顾客要求和适用的法律法规要求”总是同时提出的，不可分割、断章取义。当顾客要求不符合适用的法律法规要求时，应以法律法规要求为准。

   虽然在机关标准化管理认证工作中，对直接使用“顾客”一词可能有些不习惯，但由于“顾客”的内涵较丰富，直接采用诸如“社会公众、上级以及同级相关行政机关、行政管理服务对象”等对“顾客”的习惯性的展开表述，既不方便，也不准确，所以还是直接使用顾客一词更好，可以在文件的适当部分，如管理手册中给出解释。

    二是省级机关行政服务过程不宜删减（1.2 应用）。

   省级质量技术监督行政服务过程的策划（7.1）、省级质量技术监督行政服务中与顾客有关的过程（7.2）、省级质量技术监督行政服务外包过程（7.4）、省级质量技术监督行政服务过程（7.5.1）显而易见不能删减。

   省级质量技术监督行政管理具有制定全省质量技术监督相关行政管理规定的职责和过程，例如：制定河北省产品质量监督管理条例、河北省计量管理条例等，即具有产品设计和开发的职责和过程，因此不能删减产品的设计和开发（7.3）。

   机关行政管理的产品是服务，服务提供过程是特殊过程，存在对服务提供过程、以及设备和人员资格的认定过程，例如：全国工业产品生产许可证河北省工作方案的制定和审批、省局信息化平台的建设和鉴定、公务员和行政执法人员资格的认定等，因此不能删减服务提供过程的确认（7.5.2）。

   机关行政管理过程和结果中需要保密的内容，可以理解为产品防护，因此不能删减产品防护（7.5.5）。

   由于存在基于数据库的机关行政管理信息化平台、以及诸如“满意度调查表”之类的具有监视、测量功能的软件“设备”，因此，也不能删减监视和测量设备的控制（7.6）。

    三是应注意省级质量技术监督行政服务外包过程的责任主体不变（4.1）。

   省级质量技术监督行政管理服务的外包过程主要是行政管理服务过程中涉及的相关技术支撑过程，包括授权委托的检验、检测、校准、鉴定、技术评价、质量监督执法等过程。例如：产品质量监督检验、强制性检验、质量仲裁鉴定检验、司法鉴定、工业产品生产许可证检验、工业产品生产许可证实地核查，计量仲裁检定，特种设备仲裁检验、鉴定评审、安全评价，打击假冒伪劣产品行政执法等过程。

   需要特别注意的是，行政管理部门仍然是上述外包过程的法律责任主体，对外包过程负责。因此，要根据外包过程的性质、以及外包过程对行政管理过程和结果的影响和风险程度，控制外包过程，制定选择、评价、再评价外包方的程序和评价、控制要求。

    四是妥善处理“红头文件”与“标准模式文件”（4.2.3）。

   红头文件是机关行政管理服务中的有形部分，是机关和其重要相关方，如上级或同级机关、行政相对人、以及社会公众传统意识和习惯中的重要产品。在机关标准化管理认证过程中，一方面可以保留红头文件的传统和习惯性的文件控制方式和公文的表达方式，同时一定要满足标准化管理认证中文件“受控”的要求。

   传统的文件管理常见的问题是，对同一件事情有若干个文件规定，说不清哪个是有效文件，甚至存在着一个文件中有些内容有效、有些内容已失效，造成文件的使用者不能或不易识别，甚至无所适从。

   按照标准化管理认证中的文件控制要求，所谓“受控”，就是对于任何一项工作规定，始终只能保持唯一有效的文件版本，不允许在同一时期内、对同一项工作要求存在不同甚至是自相矛盾的规定，而且当文件更改时，能够确保文件的使用者得到文件的有效版本。通常唯一确定某一文件的有效状态需要三种标识，即文件编号、文件版本号以及文件的发放号。红头文件中的发文文号相当于文件编号，文件版本号和文件的发放号在传统的文件管理中没有明确。

   红头文件的发文编号一般是以发文部门为主、兼顾发文性质作为编号规则，以省局发文文号为例，主要包括局发文和局函文，例如：冀质监发（2012）001，或冀质监函（2012）001；标准化管理认证的文件编号通常是以文件性质或类别作为编号原则，例如可以是：JZJ/BZH2012-001，表示“冀质监/标准化类文件/2012年/第001号文”。标准化管理认证文件编号规则的优点在于，当部门名称或其职能发生变化后，因其文件性质不会变，有助于文件的识别和追溯。

   按照标准化管理认证中的文件控制要求的通常做法是，对同一件事情最好用最少的文件规定；对同一件事情若需要用不同的文件规定时，应该说明不同文件之间的相互和引用关系；当对某项工作作出规定时，最好将有关此项工作的所有相关文件进行评审，该换版的换版、能合并的合并，尽量避免对同一事项的规定同时存在多个文件的“打补丁”、或“补丁摞补丁”的情况。

   需要特别强调的是，应该特别注意保持机关官方网站中文件的最新有效状态的识别，以及其相关版本的有效获取，防止文件的误用。

   以红头文件作为正文，以标准化管理认证的文件编号模式进行编号的文件作为附件，是一种兼顾的折中方法，曾在某知名认证机构的文件管理中得到应用，实践证明效果良好。

    五是行政许可档案是具有法律效力的特殊质量记录。

   按照标准化管理认证的要求，质量记录的作用主要包括两个方面：一是作为机关行政服务有效性的证实；二是当发生行政相对人投诉、甚至是法律诉讼时，作为免责的证据。机关行政服务过程和结果的相关记录，例如，质量技术监督各项行政许可档案，由于其从“出生”就具有法律效力的特殊性，应加强其从形成、流转、归档、保护、查询等全过程的管理和控制，确保其客观性、有效性和可追溯性，同时应特别注意应满足《档案法》、《保密法》及其实施办法等相关法律、法规要求。

    （作者单位：河北省质量技术监督局审查事务中心）

    《中国质量技术监督》2013年3月刊