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质量监督档案的管理与利用

2016-09-28 15:01:11 中国质量新闻网

质量监督档案的管理与利用

■文/吕亚林

随着质监事业的不断发展,进一步加强各级质监机制的内部基础管理工作显得尤为重要。质监档案工作是质监部门基础工作的重要方面,只有不断提高档案管理水平,科学规范地开展档案管理工作才能使之更好地服务于质监事业的发展,进而为社会主义市场经济体制的进一步完善做出贡献。

总体来看,质监部门的所有档案大致包括六大类:一是文书档案;二是会计档案;三是人事档案;四是案件档案;五是标准化管理档案;六是声像、实物档案。随着质监部门的职能不断扩大,所形成的档案种类丰富、专业特色也较为鲜明。因此,它的管理不能仅仅套用一般档案的管理方法。

质监档案的管理

一、保证档案收集的完整、齐全

各类质监档案分散于各部门、各科室,收集难度较大。我们要将收集工作作为质监档案工作的一个重点工作来抓,努力做到各部门和载体的档案的应收尽收、齐全完整。具体来看,应纳入收集范围的质监档案主要包括:

1、质量监督案件档案。

主要包括立案审批;现场检查记录;调查笔录、行政案件讨论记录;行政处罚决定书;送达回证、结案报告、审查表等。

2、文书档案。

主要有业务工作会议文件材料;机关党组、支部、工会、共青团、协会活动文件材料;上级机关、本机关关于纪检监察、行风建设、信访、综合治理的文件材料;上级机关、本机关关于财务、审计、资产管理的文件材料;上级机关、本机关关于计量、质量监督管理的文件材料;上级机关、本机关关于行政执法的文件材料等。

3、会计档案。

包括会计凭证、账册、财务报告等会计核算专业资料。

4、人事档案。

包括履历材料;自传材料;鉴定、考察、考核材料;学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料;政历材料;党团材料;奖励材料;违纪处理材料;工资、任免等材料;其他材料。

5、标准化管理档案。

包括企业代码、IC卡、企业标准、采标管理中形成的文字、图表等材料。

6、声像实物档案。

包括各项工作活动照片、录音、录像带;各类荣誉照片和实物(奖旗、奖品等)。

二、推进质监档案管理的规范化

1、质监档案既有与其他机关具有共性管理方法的档案(包括文书档案、会计档案、人事档案、声像实物档案),又有内容与管理方法都独具特色的专业档案(包括案件档案、标准化管理档案)。具有共性管理方法的档案其整理应分别遵循《机关档案业务建设规范》、《会计档案管理办法》、《干部档案工作条例》等要求进行。

2、专业档案中,上级部门有业务要求的,应按上级要求进行整理,如案件的整理遵循质监案卷的要求进行;上级部门未作统一要求的标准化管理专业档案,应结合工作实际确定切实可行的整理方法,其中企业标准、采标档案,应遵循档案材料形成的客观规律,以一家企业的一份标准为单位组合案卷,将有关的文字、表格装订成册。而企业代码、IC卡档案,则采用动态管理方法较为适宜。因为企业代码、IC卡的适用都有一定的时限,过了适用时限,同一企业要重新申请新的企业代码和IC卡,相应形成新的企业代码、IC卡档案。因此,企业代码、IC卡档案的形成是动态的,其管理方法也相应是动态的,即以一家企业为单位组合案卷,卷内材料不装订,以活页形式存放入盒(袋)。

3、要做好照片档案的收集归档工作。照片档案的收集要尽量做到齐全完整,一是做到照片、底片和说明三部分齐全完整,底片与影像要相符,这也是整理、立卷归档每一张或一组照片档案的基本要求。二是要维护照片档案的有机联系和历史完整性,不能割裂分散零乱堆砌,只有这样才能完整地反映事物、事件的本来面貌。在整理照片档案时,应编写精炼准确的文字说明。档案室在整理档案时,既要注意底片和照片的整理,又不能忽略照片内容的文字说明材料的编写。以精炼准确的文字、写明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素,这是整理照片档案的关键环节。

三、强化档案室的硬件建设

应根据质监工作的具体情况,在大都已配备计算机的基础上,再增配照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备,并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作,改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况,提高效率。可以将档案目录和部分内容纳入局域网,利用网络系统加强各部门之间的资源共享,沟通档案信息,以满足多方面的需求,从而推动质监事业的发展。

四、要做好档案交接工作

档案工作的交接也是做好质量技术监督档案工作的重要因素,由于人员调动等因素,从事档案管理人员会出现调整,为使档案工作前后不脱节,必须要做好交接工作,避免出现新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况,单位根据需要随时准备对新任档案人员进行个别培训,不至于使质监档案和工作陷入被动应付甚至疲于奔命的状态,交接工作做不好,会在一定程度上制约档案工作的管理和利用,对质监事业发展产生一定影响。

五、与电子政务建设协调统一

要将电子政务建设作为质监部门档案管理的重要组成部分,统一领导、统一协调,共同确定质监信息的价值取向和流向。电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度,形成与电子政务建设相协调的各项业务程序,以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系,为质量技术监督办公自动化、信息化提供组织保证。

更好地开发利用档案

质监档案是质监部门履行行政执法和综合管理职能活动的原始记录,挖掘和开发利用档案中丰富的内容,对于贯彻实施《中华人民共和国质量法》、《中华人民共和国标准化法》以及《中华人民共和国计量法》、《特种设备安全监察条例》,切实履行“为经济、为企业、为消费者服务”的宗旨,具有十分重要的意义。

一要加强宣传,提高档案意识。针对部分人员对档案开发利用的价值和意义还不甚明了的实际情况,要利用各种机会宣传两方面的内容:一是加强对《档案法》的宣传,进一步强化全员档案意识;二是宣传档案利用的典型事例,这些利用档案的典型事例可录制成专题片,也可编印成册,作为宣传档案开发利用的生动教材。

二要狠抓档案质量,为档案利用工作的开展提供基础性保障。高质量的档案是实现其价值的根本保证,具体应注意把好三关:一是收集关。收集工作应做到有制度、有计划、有措施、有奖惩,确保各科室各门类的文件材料都及时完整地收集到位。二是整理装订关。文件材料收集后要严格标准整理,做到组卷合理、案卷题名拟写确切,保管期限划分准确,同时要防止倒页等情况发生。三是编目关。档案的卷内目录、案卷题名等要抄写规范,字迹清晰。

三要提升服务意识,搭好档案与档案利用者之间的桥梁。档案工作人员要树立全心全意为人民服务的思想,急利用者所急,想利用者所想,努力钻研业务,在提高服务质量上做文章。具体可从以下两方面入手:一是利用档案编写高质量的编研材料,为领导决策、部门工作提供主动服务。二是不断加强新知识、新技术的学习,积极运用现代化手段开发利用档案。质监部门的标准化管理工作已实现了全省联网,在提供利用这类档案时,档案员可充分利用原有软件,实现标准化管理档案的快速准确检索。

(作者单位:山东省烟台市特种设备检验研究院)

(责任编辑:春天)
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