如何做好特检机构管理评审工作

    ■文/万明辉

   特检机构从事特检工作就必须按《特种设备检验检测机构质量管理体系要求》建立质量体系，一些特检机构因从事委托检验、司法鉴定、能效测试等业务还须进行计量认证等认证，还得按《实验室资质认定评审准则》等规定建立质量体系，这些质量体系都要求机构进行管理评审。现结合我所管理评审实际和其他一些特检机构的管理评审经验，浅谈如何做好特检机构管理评审工作。

    意义和目的

   管理评审是特检机构最高管理者的重要职责，是特检机构实施管理改进的工具，是特检机构自我诊断、自我修复和自我完善的一种管理机制，是由特检机构的最高管理者组织有关人员对特检机构管理体系的适宜性、充分性、有效性开展的评价和改进活动，使特检机构及时发现管理体系的薄弱环节以及实现质量方针、目标存在的差距或不足，寻求改进机会。管理评审目的是促使特检机构建立自我改进机制，满足管理需求和相关方期望，提高特检机构的管理水平和竞争能力。

    存在的问题

    很多特检机构的管理评审工作开展得不太理想，究其原因主要存在以下问题：

   1．把管理评审作为静态的会议，缺乏过程管理思想。许多特检机构把管理评审作为所长办公会来组织，输入、输出不充分，没有运用PDCA循环对管理评审形成闭环管理。

   2．管理评审流于形式。只是走过场而不关注效果，使之流于形式，有的特检机构甚至只是将管理评审要求的相关资料汇总，连管理评审会议都不用开，能够应付外审就可以，初看管理评审资料有计划、有记录、有报告,但深入查阅却发现评审记录无实质性内容，没有关键问题和环节。

   3．把管理评审开成摆功会，缺乏持续改进思想。主要领导更多地是看到业绩，重点是总结成绩，对存在的问题轻描淡写，很难正视存在的不足，甚至对一些不足进行很多客观上的解释，缺乏持续改进的意识。

   4．评审的重点不突出，回避问题的评审方式。有些特检机构的管理评审抓不住主要问题和薄弱环节，对于较敏感或难以解决的问题，评审时避重就轻，回避问题，解决不了主要问题，甚至遗漏对文件的评审。

   5．纠正措施落实不到位。纠正预防措施缺乏可操作性，由于责任不清，计划性不强，使纠正措施模糊操作，不能解决实际问题。

    6．有改进要求，但跟踪验证不力。没有按体系文件的要求进行跟踪验证、实行闭环管理。

   7．错位式的管理评审。错位式管理评审是指最高管理者没有亲自参加和主持管理评审，由单位副职甚至职能部门负责人替代的评审方式。由于最高管理者没有参加评审决议，使管理评审的执行力度大打折扣，收效甚微。

    8．没有将日常管理与管理评审有机结合起来，认为管理评审是质量管理体系运行的“特产”,属一般技术管理范畴, 不能与特检机构的经营发展、人力资源配置、组织机构等决策之类的日常管理有机结合起来。

    上述问题的产生, 既有思想认识的原因，也有实际操作的原因。归纳起来有以下几方面:一是思想认识不到位，对管理评审只是被动应付，没有明确管理评审的目的；二是管理评审策划时机不合理，准备不充分；三是管理者对汇报材料分析归纳不到位、主题不突出、缺乏针对性；四是管理评审会议走过场。

    措施与建议

   一是将管理评审工作与年度管理工作总结会议结合起来，以便于将机构现行管理模式与管理评审结合起来，减少机构重复总结检查工作，提高机构管理水平。

    1．制定管理评审计划。确定评审输入，做好评审准备，确保评审输人内容要充分、具体。

    ⑴制定管理评审计划，确定评审输入。特检机构在开展管理评审时，首先应根据特种设备监督检验所所长对管理评审的意图、要求组织策划活动，制定管理评审计划下发到相关部门及人员。管理评审计划应包括评审时间、地点、目的、范围、方式、评审内容和要求、参加部门和人员、应提供的材料、改进措施的初步设想、资源需求、有关建议等内容。

    ⑵做好评审准备，确定评审重点。特检机构在进行评审之前，各部门接到任务后，要认真准备管理评审输入资料，为实施评审做好充分准备。整理输入材料时可以按照管理状况、需要关注问题、改进建议三大项内容进行分类。管理评审要解决的重点问题是影响特种设备检验质量、安全等的关键问题，长期存在的质量问题，质量体系运行中的系统问题。

   2．进行管理评审，做出改进决议。进行管理评审可以采取召开评审会议、审阅文件、网络传输审阅信息、电话沟通等多种方式进行，由检验所所长根据评审需要以及评审内容选择，可以是上述方式的一种，也可以将上述方式进行组合。管理评审即将结束时，所长应对评审的议题做出最后结论，对评审后的改进活动提出明确要求，对较难解决的问题做出指示，对体系、方针、目标、资源、报告、过程、市场等各项管理的变更做出安排。

   3．编制管理评审报告，落实纠正预防措施，并限期实施。管理评审结束后，主管部门要及时编制管理评审报告，应将管理评审报告发放到相关部门及人员。管理评审报告包括评审目的、评审日期、评审内容、评审结论、参评人员和采取纠正预防或改进措施的要求和期限。特检机构应对管理评审过程中发现的不合格、不符合、潜在的不合格或不符合，根据特检机构自身的能力和需要，提出切合实际并具有可操作性的改进措施。并应确保改进措施得到有效的实施，对于那些长期存在的问题或系统性问题，有时不能急于求成，应分期采取改进措施。

   4．改进措施一定要进行跟踪验证。管理评审中决定的改进措施均要有关部门进行跟踪验证并在下次评审会议上进行汇报。管理评审会议后，主管部门应组织各有关部门和人员根据报告决议和措施，制定整改方案，并逐项落实，按PDCA循环的方法进行整改。并对整改的符合性和有效性进行验证，对效果不明显或没有达到要求的，责成有关部门重新采取措施，直到有效。

   5．管理评审记录归档保存。管理评审活动结束后，要保存管理评审形成的所有记录。保存的记录应包括：管理评审计划、各种管理评审输入信息资料、管理评审会议签到、会议记录、纪要等、管理评审报告、改进措施的验证记录、管理评审报告的分发清单等。

   二是将临时性管理评审工作与机构行政会议（日常管理工作）有机地结合起来，实现管理动态化，提高管理评审的有效性。

   管理评审会议的核心是寻找体系持续改进的空间，但许多特检机构搞管理评审完全是为了质量体系的要求，机械地召开一年一次的管理评审会议，可能会贻误改进的最佳时机，对持续改进质量体系发挥的作用不大，造成这一现象的重要原因是管理评审没有和机构日常管理活动相结合。

   比如，某关键岗位人员突然辞职或去世，机构人力资源发生变化，需要马上配备资源，机构领导会通过内外招聘的方式，任命该岗位新的关键岗位人员，此过程就是管理评审过程，因为管理人员发生变动，可能影响到质量管理体系的充分性，机构领导对充分性进行评审(人员调整)，形成评审输出——任命文件。由此可见，将临时性管理评审与行政会议或解决管理问题的会议融合进行，将有助于提高管理评审的效率。

   因此，管理评审这一管理活动在文件的规定上就应尽量符合特检机构的实际情况，临时性管理评审内容可灵活决定，可以事先组织各部门对拟评审的内容作些口头或书面准备。既然质量管理体系规定应保持管理评审的记录，并未规定记录的格式和形式，那么管理评审的记录不应只限于管理评审报告，只要是能为管理评审提供证据的任何形式记录，都可以作为管理评审的有效记录。但不论记录是何种形式，都应标明评审日期，醒目标明或圈出记录中哪一段落或全部记录是管理评审的内容。

    （作者单位：四川省攀枝花市特种设备监督检验所）

    《中国质量技术监督》2012年11月刊