质监部门如何正确出具证明性文件

    ■文/李濠江

   随着经济社会的不断发展，各类社会主体参与的民商事活动日益增多，为了上市融资或者申办驰名商标等目的，要求质量技术监督部门证明某个社会主体符合法律、法规的要求，没有违法记录的申请也不断增加。而如何正确、规范地出具此类证明性文件则对质量技术监督部门依法行政的水平和能力提出了更高的要求。

    证明性文件的法理分析

    1．证明性文件的法律属性

   从行政法的角度分析，行政机关出具的“证明性文件”属于行政证明的范畴，是行政确认行为之一。行政确认的主要形式包括确定、认可、证明、登记、批准、鉴证、行政鉴定等。按行为的动因不同可分为依申请的行政确认和依职权的行政确认。按是否依赖其他行政行为而独立存在可以分为独立的行政确认与附属性的行政确认。按照行政确认的对象不同可分为对身份、能力(或资格)、事实、法律关系和权利归属的行政确认。因此，质量技术监督部门出具的“证明性文件”属于依申请独立性事实确认行为。可以定义为：行政主体应行政相对人的申请，在其职权范围内，依法对相对人提出的尚待确定真实性的事项进行甄别、认定并以书面方式进行，彰显其正确性、真实性、进而排除未来争议以维持社会秩序稳定的一种行政活动。

    2．证明性文件的法律效力

   证明性文件具有很强的法律效力，主要基于以下原因。第一，行政行为的先定性。行政行为一经作出，就事先假定其符合法律规定，在未被国家有权机关依法宣布为违法无效之前，对行政机关本身和行政相对方以及其他国家机关都具有普遍约束力，任何个人或团体都必须遵守和服从。甚至在行政复议和行政诉讼期间，如果没有法律的特别规定，原则上具体行政不停止执行。这种效力先定性源于行政行为行使的目的，是为了维护公共秩序和公共利益。第二，信赖保护原则。公民必须信任行政机关所作出的决定，以此安排自己的生活，否则社会秩序的稳定性和社会生活的可预测性便会遭到破坏。当公民信赖行政行为，并且这种信赖值得保护时，为保护行政相对人的信赖利益，该行政行为受到存续保护而不得任意撤废，如出于公共利益的紧急需要必须撤废该行政行为时，也应给予相对人相应的补偿。因此，证明性文件一经做出，作为一种具体行政行为，即刻生效。如果没有法定理由或出于公共利益的紧急需要一般不能撤销。文件中证明的内容被行政机关予以确认，同时附加以政府公信力作为背书，使其具有很强的确定性和有效性。

    3．不当出具证明性文件的法律责任

   由于证明性文件是行政机关对证明事项的肯定性评价，是一种明确的意思表示，因此，出具证明的机关必须对证明的内容的真实性负责。如果由于工作的疏忽或者懈怠，造成出具的证明内容失实，或者故意出具虚假的证明性文件，直接影响到当事人的权利义务的，当事人可以就出具证明性文件这一具体行政行为提起行政复议，要求撤销、变更或者确认出具的证明性文件违法。当出具的证明性文件需要通过另外一种行政行为对当事人的权利义务产生实际影响，即间接影响时，这种出具证明性文件的行为属于一种证据或者一种内部行为，不具有可诉性。但当出具证明性文件行为对当事人的权利义务产生直接的实际影响时，当事人还可以就该证明行为提起行政诉讼，要求撤销有关的证明性文件。另外，不当出具证明性文件的直接责任人及相关负责人还有可能因此而受到行政处分。

    出具证明性文件的注意事项

   质量技术监督部门出具的证明性文件由于其往往涉及到其他行政机关或者社会主体的行为，可能会产生一系列的连锁反应，对申请人或者其他相关主体的利益造成深切的影响。因此，出具证明性文件时应当十分慎重，确保文件内容客观、公正、合法。

    1．申请对象

   依据证明性文件的行政确认属性，出具此类文件仅限于本人（单位）申请，证明本人（单位）没有违法行为记录，符合法律、法规的规定。而申请证明他人是否有违法行为记录，是否有违反法律、法规规定的行为则属于《中华人民共和国政府信息公开条例》中依申请公开的内容，不属于本文讨论的证明性文件的范畴。

    2．时空范围

   出具证明性文件，必须明确证明内容的时间、空间范围。出具证明的机关只能对申请人就其管辖区域内的特定时间段里的事实进行确认，切忌用语含糊有歧义。证明事项的时间范围应当具体至年、月、日，空间范围视情况具体到县、区、市、省等地理概念。例如“某公司自成立以来没有违法行为”，这一表述时间范围不清，也没有空间定义，极不严谨应予避免。

    3．证明内容

   证明性文件中所表述内容只能是出具机关法定职能范围之内的事项。即质量技术监督部门只能在“三定方案”确定的法定职能范围内，出具申请人是否符合质量技术监督法律法规的规定，是否有因构成质量技术监督行政违法行为而受行政处罚的证明。涉及到其他职能部门和非质量技术监督执法领域的事项不能出具证明性文件。

    4．表述方式

   出具证明性文件时应当非常注意用词用语，表述方式是否得当直接决定了所出具的证明性文件的严谨程度和合法性。证明某一事项时应当使用陈述句，避免使用易引起歧义的词汇。应当直接使用“有”、“没有”、“是”、“不是”等表明事物逻辑属性的词语。需要在一份证明性文件中表述多层含义的，应当分段、分句表述，尽量不要使用长句，不要使用“或者”、“以及”、“并且”等连词。

    实例分析

    1．常见的不规范证明性文件书写方式

   在工作实践中，经常出现证明性文件中时间范围不明确，证明范围不清，超出质量技术监督的法定职能范围或者未经充分调查而证明不确切的事实的情况。例如：“某公司自成立以来，始终遵守法律法规要求，至今未受行政处罚”；“某企业三年以来产品质量良好，没有不合格现象”；“某公司生产的产品在2009年至2011年间无任何质量问题”；“某公司三年内没有因质量问题被投诉的情况”；“某公司自成立以来未受到质监局行政处罚”等等。

    2．证明性文件书写方式

    以出具无违法记录证明为例：

    （作者单位：江苏省常州市质量技术监督局）

    《中国质量技术监督》2012年7月刊