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填写检验业务受理委托书的规则要点

2011-12-18 15:45:37 中国质量新闻网

   委托书是检验机构接受客户委托、办理检验业务及双方履行约定责任的协议凭据,也是检验机构对委托样品进行检验判定的依据。委托书填写是否规范和正确,不仅影响着合同评审的有效性,也决定着检验流程能否顺畅高效,最终则关系着检验工作质量是否能够满足客户和管理体系的要求。

   填写委托书是检验机构进行合同评审和受理检验业务所必须的程序。委托书一般为格式化协议合同形式,也许因其看似简单,检验机构大都欠缺专门针对委托书填写的具体而明确的作业指导书。而现实中,许多检验机构在业务受理和委托书填写环节却常常是错乱频出、问题不断。这些具体和细节性的问题也一度成为影响和制约检验工作及服务质量的重要因素。

   要保证委托书内容完整、信息准确、填写规范,使检验业务流程顺畅高效,检验机构和业务接待人员必须切实把握“据实、规范”的原则,正确掌握和运用委托书填写的要点和规则。

    委托书填写的一般规则

    1.委托单位。委托单位作为委托书签署的一方,也是检验委托的主动行为方。从严格意义上,对于第三方检验机构而言,来自外部的检验业务原则上都应归属于委托性质,区别只是在于委托方和业务来源的不同。因此,对于监督抽查检验,该监督抽查活动的组织方亦应视为检验的委托方。对以上级部门名义下达并组织实施、下级部门具体执行(抽、送样)的监督抽查检验,委托方则应为该上级部门而非下级部门。委托单位应填写与营业执照登记名称相一致的单位全称,不得以简称代替。如:“昆明市西山区××建材经营部”不能简写为“××建材”。

    2.通讯地址。同样要求应与营业执照登记地址相一致,如:××市××路××号。不得以简略地名代替。

    3.受检单位。指需通过本次检验来确认其产品质量状况、责任或关联性的相关方,一般属被动性的一方。通常为样品的所有者,即样品(产品)的生产、销售或使用方,如监督抽查或行政执法中的被抽查方或行政相对人、发证检验对应的生产企业、工程监理见证检验针对的材料供应方等。除产品质量争议纠纷或仲裁检验外,受检单位一般不作为委托书的签署方。故单方面的委托,如样品的生产、销售或使用者自行委托,委托书中就无需再填写“受检单位”一栏。在受理来自非样品生产企业方的委托检验时,有的业务接待人员擅自将样品上所标注的生产企业填作受检单位,或将委托单位也一并作为受检单位,这是不严谨也是不规范的。

    4.生产单位。同样应填写与营业执照登记名称相一致的企业全称。这里要特别强调的是,根据国家质检总局颁布的《委托检验行为规范(试行)》第十四条规定,当样品的生产者及其他相关信息无法确认时,委托检验结果的报告中不得填写生产者名称及其商标。因此,对于非样品生产企业或非商标持有人的单方委托,无需也不应填写生产者名称及商标等样品相关信息。

    5.样品名称。通常指样品包装、标签或说明书所明示标称的产品名称。按照《产品标识标注规定》,样品名称应当表明其真实属性,且应使用国家标准、行业标准规定的名称。无相应标准规定的,应使用不会引起误解和混淆的常用名称或者俗名;当样品标注属不规范的“奇特名称”或“商标名称”时,应同时标注规范的名称。如:变形金刚(塑料玩具)。

    6.规格型号。指按产品标准分类命名规则编排、用于区分产品规格类别的代号。通常标注于产品的包装或标签上。应注意,当样品是从原包装或原规格产品中抽取的部分或局部时,则这些样品的数量或外形尺寸不能填作委托书中的规格型号。

    7.质量等级。即执行标准中规定的合格品、一级品或优等品。需进行检验判定的样品均必须填写质量等级,一般按样品包装或标签标注的等级填写。当样品未标注、或标注方式与标准规定不一致时(如某些企业自编的“AAA”等级),一般应填作“合格”等级。

    8.样品数量。应是可具体量化的数字与计量单位的组合,其表述应能清楚地反映样品的组成单位及数量关系(如100g/瓶×3瓶、5L/桶×10桶、1m/条×5条等)。不得用类似“10个”、“3组”等含混方式表述。

    9.抽样基数。对于委托方自行送样,检验及检验报告只针对来样,故不存在抽样基数问题而无需填写;对于监督执法抽查或委托抽样,则一般都会涉及抽样基数。业务人员必须认真检查并确认抽样方法、封条、抽样单文书、签章等齐备和规范无误后,方可采录抽样基数等相关信息。

    10.样品状态。指样品的外观性状特征及包装方式。由于样品种类繁多,情况状态各异,要逐一准确而恰当地把握和描述,需要业务人员具备较全面的知识和足够的经历经验。为了减少错乱,保证规范和统一,可以将常见的样品状态加以归纳描述和格式化,业务人员则以打钩方式选择处理。如:□包装完好、□无包装、□包装破损、□外观完好、□外观有损伤、□封条完好、□其它()等,但不仅限于此。

    11.样品处置。对可能在检验中损耗或因破坏而丧失价值,无法或无需退还的样品,以“报损”处理,但应向委托方加以说明;对非破坏性检验、或有残余价值、或委托方要求且符合退样规定的样品,以“退样”处理。

    12.所带附件。指样品随附的说明书、标签、抽样单、见证材料或委托方出具的委托书,应注明附件的名称及编号。

    13.检验依据。通常指样品(产品)的执行标准或委托检验项目的试验方法标准,包括标准的名称及代号。对于监督抽查检验,还应同时填写本次监督抽查所依据的抽查规范或细则的名称及代号。

    14.检验项目。一般为全项目检验和部分项目(非全项目)检验两种情况。后者应列出与标准规定一致的检验项目名称。

    15.备注。一般用作对委托书未能包括的必须和重要的信息内容做出注释和附加说明。特别是,当无法确认样品及信息真实性而又需要记录和反映时,一般应对委托方提供或样品标称信息内容附加注脚,同时在备注栏中注明相关信息为委托方提供或系样品明示标称内容。

    规避风险责任的方法要点

    1.样品信息确认及免责措施。相对而言,检验机构在受理检验业务时的规定要求一般都比较宽松,而且也极少有委托经办人携带营业执照、介绍信或身份证明等材料前来办理业务的情况。对于经办人的身份和是否能够代表委托单位、具备签字担责的权限能力等,检验机构一般也不作硬性的要求、追究和查验。通常是委托人怎么说,业务接待人员就怎么填。这当然是为委托方提供了极大的方便,但却将其中可能隐含的风险责任转嫁给了检验机构。

   因此,为规避和降低风险责任,一方面要求业务人员在受理和填写委托书时,一定要细心、认真、严谨和规范,严格把好接样受理的合同评审关。另一方面,检验机构应进一步健全和严格业务受理的程序规定和送检要求,完善委托书格式内容及填写规则。如在委托书中可设置委托方的承诺声明栏,以书面方式明确委托方应对其所提供样品及相关资料信息真实性负责并承担相应的法律责任。

    2.不予受理的几种情况。为保证检验能够按预期要求进行,降低检验机构的风险责任,当遇有如下几种情况时(不仅限于此),业务人员一般可不予受理或补正后受理:

    (1)样品数量不足,不能满足检验要求的;

    (2)检验依据或标准未提供或错误的;

    (3)样品实物与说明书、标签、抽样单、见证材料等附件资料载明信息不一致的;

    (4)样品性状已改变或异常的;

    (5)样品封条不完整、破损或异常的;

    (6)样品已经使用或损坏的。特殊情况必须接收时,一般仅出具检测数据而不予判定;

    (7)样品有造假或仿冒嫌疑而未予确认和说明的。

    3. 补正。检验机构在受理业务或其后发现样品及信息有误时,必须及时予以补正。

   有一种观点认为,既然样品及相关信息由委托方提供或填报,自然就由其承担责任,即使有误,检验机构也没有责任、也无权更改。这其中存在偏颇和误解。道理很简单,样品及相关信息一旦被检验机构所接收和载入委托书,则通常就可以被认为是经过了检验机构的合同评审及确认。如果有误而不予纠正,这些源自委托方的错误便自然转移到检验机构所出具的(具有法律效力的)报告中,最终将转换成为检验机构的错误并为此承担责任。根据国家质检总局颁布的《委托检验行为规范(试行)》第五条规定,检验机构对接受的委托检验行为负责,依法承担法律责任。

   当然,检验机构确实无权擅自更改委托方信息,对错误信息的补正应依照规范的程序进行,必须及时告知委托方并进行查证后,由其自行更正并予以书面(签字)确认。

    (作者单位:云南省红河州质量技术监督综合检测中心)《中国质量技术监督》

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