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质监系统档案工作的一些具体做法

2011-12-18 15:28:38 中国质量新闻网

   基层质监局作为直接面向广大乡镇企业的基层行政部门,日常工作中积累了大量第一手执法资料,从长远看,这些档案资料对本局和相关外单位都具有宝贵的利用价值。但是,目前大多数基层质监局由于人手紧张、工作量大等原因,档案管理的规范化、信息化建设还存在很多不足,没能充分发挥应有的作用。在此谨结合笔者所在的无锡市锡山质监局2011年申报江苏省五星级档案室的相关工作,谈谈档案管理的一些具体做法。

   1.领导充分重视,人员经费有保障。我局领导对档案工作的理解和大力支持是档案工作得以开展并延续、升级的第一要素。在完善档案管理器具和管理设施配置等方面,努力为档案工作创造良好的条件,先后为综合档案室配备了金属密集架13列、防磁柜、计算机、打印机、数码照相机、扫描仪、复印机、灭火器、温湿度计等专用设备。综合档案室库房面积30m2、阅档室25m2、办公室30m2,实现了办公、阅档、库房三分开,并且在新办公楼重新设计装修了荣誉室,使全局档案管理的硬件设施配置更加齐全。同时配备1名专职档案管理人员,各业务部门还设有6名兼职档案管理员,在区档案局的协助和指导下,有效地承担起了本局的档案管理工作。

   2.档案分类科学,收集整理有序。我局按照省质监局下发的档案分类方案,根据我局实际开展的业务,制订了科学合理的档案分类方案,建立了如查借阅制度、鉴定销毁制度等档案管理制度。档案室负责对机关各项工作中形成的文书、会计、照片、基建、实物等档案统一管理,同时对各业务部门的档案管理进行业务指导。每年对本局档案立卷归档工作做出计划安排,各科室及时移交业务档案、文书档案等,按期完成归档任务。我局从2011年初开始,聘请锡山区档案馆退休专业人员,对库藏所有档案、资料案卷质量进行4次全面清理:会计档案按照规范标准,全部进行拆卷重装,重新按照凭证、账册、报表类别组卷,调整文件排列顺序;业务档案如组织机构代码档案等进行全面清查补遗,全部入档上架,无一遗漏;照片档案补写有关说明,时间上延续;通过这一系列的工作,使得库藏的档案案卷质量有了明显提高。

   3.逐步推进信息化建设。我局于2003年开始启用单机版档案管理系统进行对各类档案的登记、查询、归档,并明确了归档电子文件的种类,便于管理和利用。同时,自2010年起,使用无锡市锡山区档案馆的网络版档案管理系统,全面启用数字档案馆进行归档,建立了室藏全部档案的文件级目录数据库及重要纸质档案的全文数据库。收发文直接登记入档案系统,计算机管理。长期、永久档案已全部扫描,挂入档案系统。归档的电子文档真实、完整、有效。档案系统采取了杀毒软件、权限设定等安全措施。另外,在业务档案信息化方面,自2008年起,我局全面实现组织机构代码业务档案电子化工作,实现了全部组织机构代码历史材料的电脑即时查询功能,极大地方便了业务工作。

   4.开发利用卓有成效。为了发挥档案的利用效果,加强档案编研,我局编制了各类档案目录和《干部任免索引》、《机构演变索引》、《先进集体(个人)索引》,档案查借阅、利用、档案活动台账,编制了《质量监督简报汇编》、《发文汇编》、《质量法律法规汇编》等汇编材料,方便了局内和局外的查借阅和参考。我局还注重档案的编研工作,除了编写大事记和组织沿革外,我们还根据本单位的实际需要,参考原有的档案材料,经过认真加工整理,编写了《质量技术监督基础数据汇编》为业务工作服务;同时,通过对档案数据的整理、提炼,并结合我区产业的特点,我局还编写了《锡山区质量分析》、《锡山区重点产业现状分析及发展调研》等深层次编研材料。

    (作者单位:江苏省无锡市锡山质量技术监督局)《中国质量技术监督》

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