特种设备安全技术档案管理中存在的问题及对策

   特种设备安全技术档案（以下简称档案）的管理工作是特种设备使用单位安全管理的重要基础，档案的管理是否科学规范，是衡量使用单位特种设备管理水平的重要尺度，做好档案管理工作，有利于提高单位特种设备安全管理水平。但在对使用特种设备的单位实施检验检测时，发现部分单位的档案管理存在诸多问题，如：档案管理制度不健全、不完善，管理人员人浮于事，档案管理不规范等等，这些问题的存在，给特种设备检验、检测和监督管理，事故处理等带来诸多不便，甚至给人身财产安全带来危险，给使用单位造成重大损失。

　　当前特种设备使用单位的档案管理存在以下的问题

　　一、档案管理意识淡薄

　　一是思想认识不到位。部分特种设备使用单位没有把档案管理工作提到为了加强安全生产的高度加以认识，不知道档案管理工作是做好安全工作的基础，是抓好安全工作的重要组成部分，片面地认为档案管理与业务管理是两个内容，互不联系，不知道为什么要开展档案管理工作。

　　二是领导重视不到位。少数使用单位的领导没有认识到档案在安全生产的作用，在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集、装订、保存相关的特种设备的设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件、特种设备的定期检验和定期自行检查记录以及相关记录等文件材料，既耗费人力、物力、财力，也浪费时间，出不了政绩，得不偿失。使档案管理工作成为说起来重要，做起来次要，忙起来不要，被动应付的事情。

　　三是档案管理人员意识不到位。不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，即档案放入资料夹（盒）后，没及时整理、归档，主管不检查，不监督，造成档案管理混乱。

　　二、档案管理制度不健全、落实不到位

　　个别使用特种设备单位存在档案管理制度不健全现象，表现在收集、保管、保护、借阅、保密、交接等制度不够完善；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，落实不到位，档案管理制度形同虚设。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，随意存放，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还现象时有发生，时间一长档案资料就不知去向；档案交接无监督；还有极少数人在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据，这样严重损害了档案的真实性和利用价值，这更是一种违法行为。

　　三、档案管理力量薄弱

　　表现在档案管理人员配备不到位。有些单位的档案管理人员是一人兼多职；还有的是临时抓，临时凑；有的是设备科人员兼任，且变动频繁，人员不固定。在专业配备方面，目前，绝大多数使用单位的档案管理人员，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。人员不稳定，不到位，专业知识不匹配，影响了安全生产。有的企业由于人员衔接不力，一些人员责任心不强，造成大量未整理的档案资料积压、或未收集、或收集后丢失、或档案分类不统一等问题。新的档案管理人员由于业务不熟悉，不能及时整理资料，无法快捷提供服务，给工作带来了极大的被动。

　　四、档案管理方法落后

　　一是管理方式陈旧。当前使用单位档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。

　　二是档案管理的基本知识知之太少。有的档案管理员对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的现象。有的根本没有全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限，只是流水账或档案盒成为杂货铺。

　　三是档案的目录索引不全。部分单位只有当年的档案，往年的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，不能很好地为单位安全生产服务。

　　五、档案归档不完整

　　一是有的使用特种设备的单位，档案管理人员责任心不强，造成大量未整理的档案资料积压，有的未收集、有的收集后丢失、有的档案分类不统一等等。

　　二是新的档案管理人员由于业务不熟悉，不能及时整理资料，无法快捷提供服务，给工作带来了极大的被动。

　　三是有个别单位由于历史的或保管不善等原因，部分档案存在断代、断层现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

　　四是有的使用单位重保管轻利用，忽视了档案资料的作用，不习惯通过档案资料为单位安全管理提供服务，造成大量安全信息资源闲置，甚至对特种设备的安全造成误判，导致事故的发生。

　　五是有的只是把档案用文件夹装起来或放到档案盒中，不利于查找及保管，从而影响档案的完整性。

　　六档案交接手续不严密

　　按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项严肃、认真、细致、手续严密、责任重大的工作。而在一些特种设备使用单位，档案管理人员的调动是随意、随时、随便。档案管理人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，从而出现档案交接只有一串钥匙、或一个盒子、或一个文件夹、或一堆文件的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。再是档案监督交接工作不严肃，个别单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，对档案交接工作即不过问，也不派员监督，使档案交接手续不完备，导致档案数量等责任不明、界限不清，造成单位档案监督交接工作程序不完整。

　　解决的对策与建议

　　一、提高认识强化档案管理的责任感

　　一是提高认识。“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来”。要充分认识档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性、安全性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。

　　二是强化法制意识。树立法制观念，是做好档案管理工作的基础。要在学习《特种设备安全法》、《档案法》等国家法律法规上下功夫，使依法管档意识深入人心。使档案管理人员做到学法、知法、懂法、执法，提高按法律、规律、程序、制度办事的自觉性，解决和杜绝档案管理可有可无等错误思想。

　　三是增强责任感。单位领导要重视档案管理工作，定期检查、定期调度，掌握档案管理情况；档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的档案管理环境；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案管理工作的自觉性。

　　二、健全完善档案管理制度

　　健全和完善档案管理制度是做好档案管理工作的关键。档案管理制度一般包括：档案的搜集、整理、归档；阅览、外借、复制；档案管理人员的任命、培训、调离、交接；监督、检查等制度。健全完善的档案管理制度应该做到以下几点：

　　一是科学性、合理性。建立的档案管理制度必须符合单位特点和特种设备档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。

　　二是简明实用。制度必须具有可操作性，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

　　三是坚持档案管理制度约束的双向性。既约束领导又约束档案管理员。

　　四是坚持制度执行的严肃性。档案管理制度一旦确立，就必须严格执行。在制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

　　总之，用制度保障档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

　　三、提高档案管理人员业务素质

　　档案管理人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案管理人员的素质直接影响到档案管理水平，影响单位形象，甚至影响单位的安全生产。所以，提高档案工作者的素质，科学管理档案，充分利用档案服务安全生产。

　　一是选准配好档案管理人员。将办事认真、细心、勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理人员，确保该队伍的专业性。

　　二是档案管理人员要熟悉工作流程。在档案收集、整理、归档、管理等过程中严格把关。需要录入微机的应及时录入微机，使利用者通过OA办公自动化系统方便查、借阅。

　　三是加强档案业务培训。既要选送档案管理人员参加档案部门组织的业务培训，又要鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案管理人员的实际操作技能。

　　四是组织观摩学习。采取“请进来教、走出去学”的办法，请档案主管部门的业务专家上门指导，组织档案管理人员到档案管理先进单位参观学习，实地观摩档案管理先进经验和具体操作技能。

　　四、以规范管理提高档案质量

　　一是规范归档材料收集工作。严格遵守档案管理制度，分门别类进行收集，（1）《特种设备安全法》第三十五条规定的内容，必须收集齐全。即：“（一）特种设备的设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件；（二）特种设备的定期检验和定期自行检查记录；（三）特种设备的日常使用状况记录；（四）特种设备及其附属仪器仪表的维护保养记录；（五）特种设备的运行故障和事故记录。”（2）单位档案管理规章制度、单位特种设备管理规定、特种设备管理会议纪要等。（3）档案管理人员任命、离任、调整、交接等方面的文件、手续等。（4）使用单位监督检查记录、违章处理记录等。

　　二是规范档案整理工作。要严格按照特种设备档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确，案卷封面、卷内文件目录、案卷装订结实美观。

　　三是规范档案管理工作。档案实行集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，全面配置防火、防盗、防霉、防蛀、防潮等安全保管设备。

　　四是采用信息化手段管理档案。信息化是当今社会发展的大趋势，它对档案工作提出了新的要求，特种设备使用单位应充分运用当代科技新成果和管理新手段，特别是信息管理系统、OA办公软件等，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。

　　五、强化档案监督交接工作

　　档案的交接工作是一项严肃认真的工作，做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《特种设备安全法》、《档案法》及《档案法实施办法》等法律法规赋予档案人员的职责。档案交接必须按照《档案管理制度》规定实施监督交接，档案监督交接工作对档案交接起着鉴证和监督作用。因此，无论是特种设备档案机构负责人交接，还是具体负责档案保管人员的交接，都必须安排专人负责监督交接。档案监督交接人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。档案管理人员交接，可由档案机构负责人监督交接；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监督交接。交接双方在监督交接人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文书上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文书一式３份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文书上签字盖章，以示对交接工作负责。

　　六、加强档案监督

　　一是对档案管理人员的监督。档案管理人员必须具备较高的政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案工作；较强的业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；较深的文化素养，要有较高的文化知识，能总结和分析利用档案管理工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。因此，对档案管理人员实施半年和年度考核，重点考核他们的德能勤绩和工作质量，促进提高档案管理水平。

　　二是对档案定期检查。定期检查档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。重点查看档号、案卷标题是否规范；是否有案卷卷内目录；案卷内容是否齐全等。

　　三是监督制度实施情况，特别是监督阅览制度、外借制度、复制制度、监交制度等是否得到落实。对借阅的档案逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，应依法严肃查处。

　　（作者单位：山东省特种设备检验研究院泰安分院）

　　《中国质量技术监督》2014年11月刊