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加强产品质量监督抽查抽样管理的思考

2013-12-16 10:13:42 中国质量新闻网
  针对抽样难点 提出解决方案

  ——加强产品质量监督抽查抽样管理的思考

  ■文/林  伟  李  捷

  时代正赋予质检机构从未有过的上镜率。为适应新形势的要求,笔者所在的福建省塑胶与化工产品检验研究所开拓思路,尝试对抽样管理进行一些革新并取得了成效,在此愿和大家分享,希望能抛砖引玉,共同进步。

  首先,我们针对抽样找路难的老问题,提出了解决方案:K码。

  K码是深圳市凯立德科技股份有限公司提供的以文本信息表示位置的编码,对每个确定的位置凯立德公司都给出了唯一由9位数字和英文字母组成的K码。在凯立德导航产品中,都可方便地读取当前位置的K码。下次如要到达同一地点,只要输入保存过的K码,就可以轻松导航至预定地点。

  在以往的省监督抽样中,本所抽样小组通过使用安装有凯立德软件的车载导航、智能手机、便携式导航仪,在被抽查企业门口记录下K码,按照专业类别及地区分布进行归类,形成K码数据库并不断更新。

  K码在抽样过程中的应用不仅解决了抽样人员找企业难的问题,对提高抽样代表性和加强企业监管也有重要意义。由于生产企业多在偏远地区,其地址信息也常常不具体,经常是描述为“XX工业区”或“XX村”,加之多数小企业根本就不挂厂牌,初次来时如果没有打电话和企业联系问路,几乎不可能找到。一旦打电话,就会出现企业事先准备等情况。K码的出现清除了这种障碍,不管以前有没有来过,只要带上该企业的K码,抽样人员就能如天兵神将般出现。这对质监系统强化监管和突击检查甚至办案的意义是不言而喻的。

  其次,我们对抽样前期工作进行了优化设计和再策划。

  第一,我们优化了设计抽样名单。

  首先,我们引入地区编号的设计。福建九地市汽车牌号从福州开始绕全省一周,分别是闽A、B、C、D、E、F、G、H、J,我们将其借用为大地区号,大地区号加上阿拉伯数字即为地区编号。如福州市区北部为A3,泉州的石狮为C6。将抽样名单按地区编号排序后,九个地市各自分开,临近的企业自动靠在一起。

  接着,我们引入抽样名单、样品、抽样单三合一唯一性编号的设计。唯一性编号采用英文字母专业代码加阿拉伯数字序列号的形式。如抽到名单外产品,编号规定为专业代码加上抽样组负责人名字2位英文代号及2位流水顺序号。抽样人员在对应抽样单右上角进行标注,同时还用记号笔标注在对应样品外包装。这样做除了容易识别样品外,还解决了检验结果分类汇总的难题。我们向院网络中心申请在ERP中增加“样品编号”栏目,导出EXCEL表格可按照“样品编号”进行排序,轻松实现各项记录按产品类别和地区排队,几分钟就能准确无误地完成全部统计。

  最后,我们对抽样名单进行整合。同一次抽查中,我们只编制一份EXCEL电子文档的抽样名单。我们先采用固定的题头按抽查产品类别在该文档中建立不同的工作表,将每个工作表先按照地区编号进行升序排序,再利用EXCEL的批处理功能为每条记录按照专业代码打头从上到下递增定义流水编号。

  由于各个工作表相互叠加后内容和题头对应性不变,我们可将已经完成样品编号定义的各产品工作表全部复制到新建的工作表中命名为《抽样总名单》,再将《抽样总名单》进行排序,采用主要关键字“地区编号”,次要关键字“企业名称”,第三关键字“样品编号”。这样排序后生成的总名单中不仅体现了路线安排,还把同一生产企业在本次抽查中可能涉及的多个种类产品全部靠在了一起,从设计上解决了容易遗漏的问题。从《抽样总名单》上一目了然每个片区分别对应多少批次的抽样任务,我们可以此作为分组时安排任务的依据。

  2012年第四季度的抽查涉及4种抽查性质,10张抽查通知书,23种类别产品,350批次的抽样任务,一份寥寥数页《抽样总名单》就全部搞定了。每个抽样组只要带上《抽样总名单》中给分配到的那连续几页,按照名单中的路线就可以开工了。

  第二、我们编制了管理和技术两类抽样作业指导书。

  我所系原塑胶、涂料、化工三部门业务整合组建的,抽样人员总要面对一些不是特别熟悉的专业。我们编制抽样作业指导书以达到减少差错,持续满足最新管理规定和技术要求的目的。

  管理类作业指导书的形式是《抽样注意事项》,明确每次抽样具体要求,重点关注抽样资料填写的规范性和一致性,对抽样资料填写细节等进行了详细描述。

  我们编制各专业的《抽样作业指导书》,由《抽查细则》中抽样部分摘录、《检验标准研读》和提示信息组成。《检验标准研读》描述各产品标准中提及但《抽查实施细则》中未明确的产品等级、型号、分类等对抽样实施有重要影响的技术内容。提示信息是无官方出处但对做好工作具有重要参考价值的细节内容,是多年工作经验的精华。

  最后,我们设计了统计工具实时监控抽样过程。

  我们设计了一种抽样管理工具——《抽样执行单》(以下简称《执行单》),对抽样过程进行有效管理,特别适用于总批数大,产品类别多的分组抽样管理。简单来说,《执行单》就是采用各组累计填报方式,通过同一个给定格式的EXCEL表单,按照规定时间间隔将抽样已完成情况填入格式表单,统一发送给抽样管理者形成汇总表,通过EXCEL自带的筛选、排序等功能完成各项统计工作。

  《执行单》设计上尽可能采用下拉菜单,多数文字可通过从抽样名单复制粘贴及批量命令等方式进行。抽样初期,我们可以利用它反映抽样进展趋势,判断是否需要增加抽样人员及预计完成日期。抽样后期,我们可以利用它精确控制完成任务的时间点,避免多抽或少抽批次情况出现。《执行单》真实地再现了可追溯的抽样过程,可作为统计工作量的数据来源,还可作为抽样人员临时退出时的交接依据。管理人员通过查看《执行单》,对各组进展一目了然,可根据实际情况对各组任务进行再分配。

  《执行单》可根据每次抽查任务的特点定制。作为电子文档,《执行单》还具有传递性强和可反复编辑的优点。在《执行单》填写和汇总的过程中,我们可根据需要将其转化为其他表单,作为业务再策划的依据。比如我们可对《执行单》汇总表进行编辑,将转化后的《未抽样情况一览表》传递给业务管理人员,形成《抽查情况汇总表》传递给总结报告编制人员,形成《买样情况汇总表》传递给财务人员,这都将协助组织提高了整体效能。

  我们可通过《执行单》的汇总表统计各类产品抽样实际完成情况,也可以通过将抽样单全部录入院管理系统后从流转卡导出电子表格来了解抽样完成情况。相比后者,前者能在抽样单还没提交就得到统计结果。这两种统计方法在统计结果上应完全一致。如有不一致,通过比较可以及时发现并弥补工作中的差错。

  我们通过K码实现了对企业的地理定位,通过《执行单》实现了对人的流动定位,管理部门可利用这种双定位进行一定比例的实时回访。这将对抽样人员及被抽查企业造成一定的压力,此举可作为增强监督抽查有效性的重要手段,也帮助我们兑现服务政府更加有力的承诺。

  (作者单位:福建省产品质量检验研究院  塑胶与化工产品检验研究所)《中国质量技术监督》2013年11月刊
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