如何正确填写抽样单

    ■文/高  薇

   抽样工作是质监行政执法过程中的一个重要组成部分，是整个检验过程中的重要一环，而抽样单是行政执法的一种文书，也是执法部门后处理的重要原始材料。实践中，一些抽样人员在抽样单的填写上存在很多问题，填写不规范、随意性较大。被抽查单位往往会以填错的抽样单为依据，对检验结果提出异议，使检验工作陷于被动，无法进行后处理工作。所以抽样单的正确填写很重要。

    一是经营单位、生产企业名称。

   经营单位、生产企业的名称是依法登记、注册的，是一个企业区别于其它企业的标志。填写抽样单时，经营单位、生产企业的名称应与其《法人营业执照》或《营业执照》上的名称一致。当然，每次抽样时都要求经营单位、生产企业出示《营业执照》有一定难度，所以在抽样时，应先让被抽查单位提供《营业执照》，无法提供的，对生产企业可根据样品上标注的生产企业的名称来填写抽样单；对经营单位，在市场抽查中可根据被抽查单位提供的名称完整地填写，并冠以地名（行政区划名称）。如被抽查单位为个人的，应写“×××（××市）”。被抽查单位公章上名称与营业执照上企业名称不一致时，应在抽样单备注栏中说明。

    单位名称须写完整，如“有限责任公司”不得简写为“有限公司”或“公司”。

    二是被查产、商品名称。

   产品名称是产品的名字和称谓，它能准确表明产品的真实属性，不被消费者误解。现实中发现，有的抽样单不填产品名称；有的虽填了，但含糊不清；有用各地流行的通俗名称的，很不规范。正确地填写产（商）品名称首先应以铭牌为准；没有铭牌，有说明书或外包装的，可以按说明书或外包装填写，但必须在抽样单上注明（说明书或外包装）；如果产品上无产品标识、铭牌、说明书的，可根据企业提供的产品名称填写，需在备注栏中注明“产品名称由企业提供”，并由企业签字确认。若标注的产品名称无法反映其真实属性，或使用俗名、简称时，应同时注明产品的“标识名称”和“标准名称”。如：被抽查的床上用品，产品的标识名称为“花开富贵”，无法反映产品真实属性，抽样单“产品名称”则应填写为“花开富贵（床上用品）”。

    三是产品规格型号、等级。

   规格型号是同一品种或者同一型式的产品按尺寸、重量、功率或者其他有关参数划分的类别。对同种产品、同型式的产品标注不同的规格，以区分产品性能参数的不同。需要标注“规格型号”的产品有：服装、鞋类、电器、电子元器件、基础件等等。同一种产品按其质量水平的不同划分级别。常见的等级划分有：一级、二级、三级；A、B、C级；优、良、合格等。

   在填写这些栏目时，由于抽样人员对产品标准了解得少，往往是空格，这给检验带来诸多麻烦。因为在产品标准中往往同一种产品有不同的规格型号和等级，其各自的标准值也各不相同，检验人员无法“对号入座”，也就无法做出正确的结论判定。所以，产品规格型号、等级要按铭牌或产品标准要求填写，不得随意缩写、略写，如肥料包装袋上写的是N-P205-K20：15-15-15就不能写：N-P-K：15-15-15或只写：15-15-15。

    四是产、商品商标。

   商标就是商品的标记，由文字、图形或其组合构成的有显著特征的有形有色的标记。依据我国《商标法》的规定，除对药品和卷烟实行商标注册外，其他商品是否使用商标，是否申请商标注册，国家不作强制要求。依法注册的商标，受法律保护，未注册的商标不能取得商标权，不受法律保护。所以在填写抽样单时，有“注册商标”四个汉字或“®”、“TM”符号标记的，均应在抽样单上填写清楚；有明显标志的未注册商标，经被抽查单位确认后填写。

    五是标注执行标准/技术文件。

   这里的“标准”是指企业生产产品所执行的国家标准、行业标准、地方标准或经备案的企业标准。填写时，应根据产品标识或铭牌、说明书、外包装上标注的标准填写，没有标注标准的，可以不填，用斜杠/表示，绝对不能填写监督抽查细则。因为监督抽查细则只是某次监督抽查的检验依据，与此处的“执行标准”（指产品生产标准）含义是不同的。技术文件指执行标准外的图纸、技术合同、产品说明书等有关产品技术的文件。企业标准、技术要求带回以备检验时使用的复印件，要加盖企业公章或企业负责质量的人员签字确认，以示有效。

    六是生产日期/批号。

   产品标注生产日期有很多种形式，有粘贴、塑料袋边压印、盖章，因而在填写抽样单时，要注意检查样品。有的时候产品上还出现出厂日期、生产批号。生产批号是生产企业自行标注的，一旦发现质量问题，可以根据批号进行跟踪追查。所以样品上标注生产批号的也应在抽样单上填写清楚。

    七是抽样基数。

   抽样基数就是所抽取的样本代表该批样品的批量，即是未抽样前的样品总量。有的抽样单上填写皮鞋抽样基数1双，抽样数为2双，这是不对的。抽样基数应包括所抽取的样品数量，抽样基数不应比抽样数少。

    八是抽样数量。

   抽样数量应包括备查样品数量。如果备查样全部带回，实际抽多少填写多少；如果备查样留在被抽查单位，应写清楚。如：电线200m（其中100m留厂备查）。

   实践中，抽样人员很少在抽样单上注明备查样品数量，以致所送样品数量与抽样单不符，最终检验报告与抽样单上的数量也不符，容易引起被抽查单位的误会。

    九是抽样地点。

   抽样地点是要求在抽样单备注栏中填写的一项内容，特别是对监督抽查，更应写准确，即××厂的成品仓库（成品车间），或是××厂车间的成品室（或场）。根据《产品质量监督抽查管理办法》的规定：“监督抽查的样品应当由抽样人员在市场上或者企业成品仓库内待销的产品中随机抽取”，也就是说，抽查的样品应是验收合格进入成品库的产品，否则，一旦该产品出现质量问题，容易成为被抽查单位造成的借口，提出各种异议。

    十是抽样人签名。

   抽样人签名要遵守“三不”：不能只签姓不签名、不能只签一个人的名、不能一人签几个人的名。

   总之，抽样单填写应当字体工整、书写规范、易于辨认。抽样单如填写有误确需更改的，应双横线杠改，并由被抽查单位盖章或签字确认。

    （作者单位：安徽省产品质量监督检验研究院）

    《中国质量技术监督》2013年6月刊