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对完善检验原始记录错误信息更改规定的思考

2013-05-03 15:49:23 中国质量新闻网

    ■文/黄 伟

    引  言

   有这样一个案例:某检验机构因曾出具过的一份检验报告而被卷入一起诉讼案件中。当办案人员查阅存档资料时,发现原始记录中的关键数据有过划改。尽管更改前后的内容清楚可见,但办案人员却对是否属篡改或有隐情提出质疑并展开调查。在经历了复杂波折的司法程序之后,心力疲惫的检验人员方才意识到,原来一直以为再简单不过的记录划改,在某些时候也并非如想象中那么容易说得清道得明。

   根据《检测和校准实验室能力认可准则》(CNAS-CL01)和《检测和校准实验室能力的通用要求》(GB/T27025-2008/ISO/IEC17025:2005)规定,当记录中出现错误时,应以划改方式予以更正。因此,本案例中检验人员对误记信息的更改处理看似也并无不妥。检验工作出错在所难免,检验记录信息误记也时有发生,故现实中因信息误记而更改检验记录的情况并不少见。

   对于检验原始记录错误信息的更改,多数的检验机构一般都直接引用上述准则和标准的相关内容及文字,而并没有针对具体情况做进一步的细化和延伸。也就是说,若按照大多数检验机构的现行规定,当检验记录信息出现错误时,检验人员只需以划改方式进行更正处理即可——不论其改的是何种信息,也不论改的信息(数量)有多少。因此,在很多检验机构和检验人员看来,所谓错误信息的更改,指的就是在检验原始记录上的直接划改。

   那么,检验原始记录中的错误信息是否都适用于直接划改?错误信息的更改是否就仅指划改一种方式?在此,有必要就检验原始记录及错误信息更改的固有观念和误区做进一步的澄清和梳理。

    关于原始记录的“重复”与“再现”

   一直以来,有关检验原始记录具有“重复”和“再现”作用意义的概念已被普遍灌输并接受,但这其实只是一种偏于理想化的期望或状态。现实中,正如同上述案例中的情况,面对事后的质疑和追究,仅凭存档的检验记录资料如何能够实现真正意义上的“重复”和“再现”?若不是因为有了其他的线索证据,否则上述案例中当事的检验人员和检验机构还不知何时能得以解脱。

   我们知道,检验记录中的信息均基于样品、并源于样品,当(事后)样品状态已改变、或样品已灭失,或者说如果脱离了样品实物,真正意义上的“重复”和“再现”其实是不可能实现的。这就是在抽样时(如监督抽查)有抽取备样的要求和对检验结果有异议时须使用备样复检的真正原因所在。所以说,只有借助于样品实物,才能真正实现检测活动的重复和再现,也才能验证其检测结果的真实和准确。

   因此,所谓检验原始记录的“重复”和“再现”作用,其实只是、也只能是一个相对的概念,而且还必须基于信息的真实性这一前提。

    关于划改的“普适性”和“唯一性”

   按照有关准则和标准的规定,当记录中发生误记时,应以划改的方式予以更正。然而,现实工作中很可能会遇到这样的情况:即发生误记的检验观测指标的正、误两个数值所导出的恰好是两个不同或相反的检验结果或结论。那么,在这样的情形下,直接在检验记录上划改加以更正的方式是否妥当?从此典型特例中,我们其实并不难发现和识别其中存在的风险和隐患。当然,对于检验机构来说,潜在的风险和隐患其实并不仅限于类似这样的特定情况。

   鉴于此,我们在理解和运用准则或标准的相关条款内容时,应避免偏执与教条,尽管其中并未明确列出误记信息更正的其它方法。而对此更具合理的理解应该是:(隐含的前提为)当误记信息适于直接在记录上更正时,应采取划改的方法进行。但在某些情况下,如当误记和更正后的两个数据所导出的是两个不同或相反的结果时(并不仅限于此),则不能采用直接划改的方式。

   故此,并非记录中的所有信息均适用于(直接)划改;划改也并非普遍适用和唯一的信息更正方法。

    对记录信息更改规定的修改和完善

   为了合理而有效地规避风险,同时进一步提高检验记录的规范程度和工作质量,检验机构应该在全面深入地理解掌握有关准则和标准的基础上,针对并结合自身实际和现实管理需要,对现行体系文件进行查缺补漏和修改完善。

   在检验原始记录中,通常包含有样品(标识)信息、观测结果、方法步骤、导出过程和判定结论等多种不同的信息,这些信息对检测结果和判定结论的关联及影响程度并不尽相同,故检验机构首先应该对检验记录中的信息加以识别和分类。

   一般情况下,检验记录中如观测值等对检验结果和判定结论有直接影响的第一手数据(信息),尤其是当正、误信息存在本质性区别(如不属同类的样品名称、不相一致的检验依据、对应不同要求的样品等级和规格型号、不同或相左的结果结论等)、或可能导致不同(或相反)结果和不同理解时,误记信息的更正就不应以划改方式进行。换句话说,(直接)划改只适用于不影响检测结果和结论、或不致引起不同理解和歧义的信息,如某些非关键性的样品信息、检验过程步骤、计算过程的中间数值等。

   既然某些情况和某些误记信息不适用于直接划改,那么对误记信息的更改显然就不应仅只限于划改一种方式。此时,就应要求检验人员对检验记录进行重新整理。需要强调的是,检验原始记录的重新整理必须遵循“当时进行”的原则。

   现实中我们还发现,许多检验记录被多处(次)更改、有的甚至到了令人难以接受的程度,但由于相关规定的欠缺和不完善,从而导致了管理上的尴尬和无奈。为此,检验机构有必要更进一步地对(同一份)记录中错误信息的更改次数做出限制性规定,以确保检验记录的整洁、规范和质量。当记录中错误信息(数量)超过规定限度时,应要求检验人员(当时)对记录进行重新整理。

    结  语

   按照准则及标准规定,检验信息应在检验发生的当时进行记录,不允许事后补记或追记,错误信息的更改也同样应在(发生的)当时进行。因此,这里所讨论的更改不适用于检验已结束和报告已发放的存档记录。

    检验记录的更改应遵循“谁出错,谁更正”的原则,由记录者本人实施,不得由他人代替。

   工作中虽然难免出错,但不出和少出差错,是检验人员的当然责任,也是检验工作质量控制的原则要求。作为检验人员,应认真、严谨和细致地对待每一次检验、做好每一份记录,应尽可能地不出和少出差错,这才是保证检验原始记录真实可信并最大限度地实现其“重复”和“再现”作用的根本和关键所在。

    (作者单位:云南省蒙自红河州质量技术监督综合检测中心)

    《中国质量技术监督》2013年3月刊

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