如何编写和管理作业指导书

   作业指导书作为文件化质量体系的第三级文件，在质量体系的运行中起着举足轻重的作用，多用于指导具体的作业，如：设备的操作、产品或原材料的试验、计量器具的检定、产品的包装等。

    ■文/郑天余  董胜智  王凤清

   多年来通过作业指导书的实施，笔者深刻地认识到，作业指导书在质量体系运行中起着举足轻重的作用，它不但是满足客户要求和达到客户满意的手段，更主要的是保证质量目标实现的关键控制环节。下面谈一下作业指导书的编写与管理。

   1．作业指导书编写的目的：首先明确作业指导书是程序文件的支持性文件，属于程序文件的范畴，只是内容更具体，对象只需明确回答如何做的问题，没有普遍性和统一性。所以其目的是依据《实验室资质认定评审准则》，并且结合本单位的实际情况进行编写，保证质量目标的实施和实现。

   2．编写的原则：按照实验室评审准则的要求，作业指导书应具有法规性、唯一性和实用性的特点。所以只有一个原则，就是保证最科学、最有效、最实际的可操作性和良好的综合效果。

   3．编写内容：作业指导书是检测活动的技术性指导文件，其主体是作业内容和要求，因此，内容应当准确。同时，内容的表达顺序同作业活动的顺序要保持一致。

   4．编写注意事项：一是作业指导书应专注于控制影响质量的因素而不是详细的操作。二是ISO9001规定质量体系程序的“范围和详略程度应取决于工作的复杂程度、所用的方法，以及开展这项活动所需的技能和培训”，同样作业指导书的详略程度也与此有关，并应尽可能简单、实用，写你该写，即只写与控制影响质量的因素及结果的评定方法有关的内容，而有关操作的步骤等内容已在设备操作手册、标准、岗位培训的原始资料中已有描述，人们只需引用或参考这些已经存在的标准和文件，没有必要把它重复一遍。如果是英文的操作规程，应把翻译成中文的操作规程列入作业指导书。三是使用通俗易懂的语言进行表述，易于指导试验和管理工作。ISO9000并没有要求用复杂的、冗长的、夸张的语言来编写，无论员工的文化程度有多高，人们都会喜欢看容易阅读的东西，故应选择通俗易懂的句子来表达，避免使用难懂的、生僻的词语。四是作业指导书应易于修改，方便实用，不需要修订页，如需修改按程序替换修改页即可。使用者的需要是很重要的，作业文件应避免全部用文字来表达，可以采用流程图、图表、照片，同时采用较大的字号，避免使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格。

   5．作业指导书的管理：作业指导书属于质量体系的受控文件，经过批准的作业指导书只能在内部使用，并且按受控文件发放和执行，严禁使用无效版本和作废的作业指导书。

   综上所述，作业指导书的编写和使用是确保内部检测质量的重要环节。为了保证检测体系出具的检测结果科学、公证、准确、有效，使质量管理体系不断完善和提高，笔者认为必须高度重视作业指导书的编写、管理和实施。

    （作者单位：吉林省吉林市能源测试检验所）

    《中国质量技术监督》2012年9月刊