中国质量新闻网
您当前位置: 新闻中心>>《中国质量技术监督》>>

档案管理怎样导入标准化理念

2012-10-18 13:19:49 中国质量新闻网

    ■文/黄 婷

   随着社会信息化进程的加快,档案管理机构的信息化建设越来越引起关注。顺应信息时代的发展潮流,加快档案数字化建设步伐,创新和开拓档案资源利用,更好地服务于社会经济发展的现实需要,已成为档案管理机构新的工作重点。这就给新时代的档案科学化管理、规范化管理和现代化管理提出了新的课题、新的要求。如何把传统档案管理和现代信息化档案管理有机结合起来,在当前档案工作的职能作用由传统的“史藏”管理型向公开服务型转变的新形势下,更大限度地实现优势互补,规范档案管理,提高服务质量成为档案管理机构当前必须面对的重要课题。这些年,在从事档案管理过程中,笔者积极探索导入ISO9001质量管理体系,以标准化理念实施全程规范化档案管理,切实提高了档案管理质量和服务社会的效能。

   档案管理标准化要贯穿质量管理核心理念。在探索实施档案管理全程标准化的过程中,笔者力图体现ISO9001标准的主要质量管理理念:

   一是以顾客为关注焦点的理念。相对于档案管理机构,“顾客”就是档案管理机构服务的对象即档案资源使用者。由于档案管理机构的职能作用由传统的“史藏”管理型向公共服务型转变,更要凸显档案管理机构以档案资源使用者为关注焦点的管理思想。二是过程控制的理念。ISO9001标准对过程控制规定了过程网络(确定每一项工作由哪些过程所组成)、控制方式(对每一过程进行分析等必须采取的作业技术和活动)和实施制定措施等三个方面的要求,确保每一个过程都按规定的要求进行,从而达到过程控制的目的。三是预防为主的理念。质量的优劣是通过过程形成的,因此档案管理的质量要强调预防为主,即事先分析影响档案管理质量的各种因素,找出影响档案管理质量的主导因素,采取措施将其消灭在萌芽状态,防患于未然。四是持续改进的理念。持续改进旨在提高档案管理质量,主要通过改进过程来实现,是一种以追求更高的过程效益和效率为目标的持续活动。五是制度化管理的理念。制度化管理是ISO9000标准的精髓之一,即要求组织建立并保持文件化的质量体系,制作并保存档案管理质量记录,明确内部管理质量审核程序和方法,从而使工作的考核标准(质量体系文件)、考核依据(质量记录)、考核方法(内部质量审核)都明确化、制度化,形成制度化的管理体制;六是自我管理的理念。通过内部质量审核、纠正预防措施、管理评审、文件资料控制等四个支柱要素的协调动作来管理质量体系,使质量体系实现自我管理、自我完善。

   档案管理标准化的四大基础工程。档案管理实现标准化要做好以下四个方面的工作:一是建立严密的管理机制,形成全员参与、全面控制、高效运转、不断改进的管理体系。克服了以往管理中存在的基础管理弱化、内部协调不畅等问题,通过明确职责、规范程序、改进管理规范相关的管理活动和职责,理顺内部管理关系,使各个管理层面、各个操作过程、各个工作环节既相互制约、又相互促进,达到管理科学性、系统性、规范化的要求。二是确立“职责明确”、“过程控制”、“持续改进”的档案管理新模式。综合考虑档案管理业务紧密相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素,明确档案管理过程的控制要求,建立一套预防和处理不符合要求的管理业务机制,在较大程度上解决档案管理中随意性较大等问题。三是要树立“以档案资源使用者为关注焦点”的服务理念,丰富档案信息服务的内涵,改善档案管理机关的形象。四是健全完善的监督机制,确保各项制度的贯彻执行,使制度化管理落到实处。定期开展内部检查,对不符合文件规定的工作和做法开具不合格报告,确定和落实纠正措施。

    (作者单位:广东省清远市田家炳实验中学)《中国质量技术监督》2012年8月刊

(责任编辑:)
最新评论
声明:

本网注明“来源:中国质量新闻网”的所有作品,版权均属于中国质量新闻网,未经本网授权不得转载、摘编或利用其他方式使用上述作品。已经本网授权使用作品的,应在授权范围内使用,并注明“来源:中国质量新闻网”。违反上述声明者,本网将追究其相关法律责任。若需转载本网稿件,请致电:010-84648459。

本网注明“来源:XXX(非中国质量新闻网)”的作品,均转载自其他媒体,转载目的在于传递更多信息,并不代表本网赞同其观点和对其真实性负责。文章内容仅供参考。如因作品内容、版权和其他问题需要同本网联系的,请直接点击《新闻稿件修改申请表》表格填写修改内容(所有选项均为必填),然后发邮件至 lxwm@cqn.com.cn,以便本网尽快处理。

图片新闻
  • 机油液位上升、加注口变“奶盖”不要 ...

  • 安全的召回与召回的安全

  • 广汽本田2019年超额完成目标,体 ...

  • 自研自造铸市场底力 威马为新势力唯 ...

  • 中国汽车文化的先驱 奥迪第三次华丽 ...

最新新闻